Akten van de burgerlijke stand

Procedure voor het aanvragen van een akte van de burgerlijke stand

1. Belgische akte van de burgerlijke stand

2. Buitenlandse akte van de burgerlijke stand

2.1. Buitenlandse nationaliteit
2.2. Belgische nationaliteit
2.3. Dubbele nationaliteit

3. Buitenlandse akte van overlijden

4. FAQ

1. Belgische akte van de burgerlijke stand

Wie een afschrift of een uittreksel wenst van een in België opgemaakte akte van de burgerlijke stand, wendt zich rechtstreeks tot het Belgische gemeentebestuur dat de akte heeft opgemaakt.

Dat geldt ook voor wie in het buitenland verblijft en, in voorkomend geval, is ingeschreven bij een Belgische ambassade of een Belgisch consulaat. U kunt geen beroep doen op deze instanties en ook niet op de dienst “Burgelijke stand en familierecht” (C 3.2) of op de Belgische Vertegenwoordiging ter plaatse om ter zake de nodige demarches te doen.


2. Buitenlandse akte van de burgerlijke stand

Vooraleer u een demarche doet in het buitenland, vergewist u zich er best eerst van dat de akte van de burgerlijke stand nooit werd overgeschreven in het register van de burgerlijke stand van een Belgisch gemeentebestuur of werd neergelegd bij de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.

Wenst u een uittreksel uit of een afschrift van een akte , die is overgeschreven in het register van een Belgische gemeente, dan wendt u zich tot het gemeentebestuur.

Wenst u een uittreksel uit of een afschrift van een akte die is neergelegd bij de FOD Buitenlandse Zaken, dan richt u een schriftelijke aanvraag tot de :

FOD Buitenlandse Zaken
Dienst Neerlegging Akten
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel

U kunt de aanvraag ook per fax sturen naar het nummer +32.2.501.84.69 of per mail naar het volgende adres : akten@diplobel.fed.be

Sinds 01/01/2007 worden afschriften van/uittreksels uit buitenlandse akten of vonnissen van de burgerlijke stand en familieboekjes kosteloos uitgereikt.

Zo de desbetreffende akte van de burgerlijke stand niet werd overgeschreven in het gemeenteregister of bij de FOD Buitenlandse Zaken werd neergelegd, moet het volgende onderscheid worden gemaakt : u hebt een buitenlandse nationaliteit, alleen de Belgische nationaliteit of de dubbele nationaliteit (de Belgische nationaliteit + X), zijnde de nationaliteit van het land waar de akte geregistreerd werd:

2.1. Een buitenlandse nationaliteit


Mogelijkheden:

- U kunt zelf de akte van de burgerlijke stand aanvragen door (online of schriftelijk) een aanvraag in te dienen bij de bevoegde lokale overheid (hieronder dient te worden verstaan : het bureau van de burgerlijke stand waar de akte verleden werd en niet de Belgische Vertegenwoordiging ter plaatse), ofwel, de aanvraag bij de bevoegde lokale overheid indienen tijdens uw verblijf in het buitenland.

- Vrienden, familie in het buitenland, een notaris of advocaat ter plaatse kunnen de aanvraag desgewenst in uw plaats doen. In principe kunnen ze ook de legalisatie en betaling van alle kosten (voor afgifte en legalisatie) voor hun rekening nemen.

- Ofwel kunt u bij uw ambassade of consulaat in België inlichtingen inwinnen over de procedure die in het desbetreffende land moet worden gevolgd voor het aanvragen van een akte van de burgerlijke stand (en over de legalisatie of apostille).

De attesten van de burgerlijke stand die worden afgegeven door een ambassade of een consulaat worden niet beschouwd als akten van de burgerlijke stand.

- U kunt dus geen beroep doen op de dienst « Burgerlijke stand en familierecht» van de FOD Buitenlandse Zaken (C 3.2) en/of de Belgische Vertegenwoordiging ter plaatse om ter zake de nodige demarches te doen.

2.2. Alleen de Belgische nationaliteit


Mogelijkheden:

- U kunt zelf de akte van de burgerlijke stand aanvragen door (online of schriftelijk) een aanvraag in te dienen bij de bevoegde lokale overheid (hieronder dient te worden verstaan : het bureau van de burgerlijke stand waar de akte verleden werd en niet de Belgische Vertegenwoordiging ter plaatse), ofwel, de aanvraag bij de bevoegde lokale overheid indienen tijdens uw verblijf in het buitenland.

- Vrienden, familie in het buitenland, een notaris of advocaat ter plaatse kunnen de aanvraag desgewenst in uw plaats doen. In principe kunnen ze ook de legalisatie en betaling van alle kosten (voor afgifte en legalisatie) voor hun rekening nemen.

- Als deze oplossingen onmogelijk blijken te zijn – en alleen op voorwaarde dat u kunt aantonen dat u alle demarches met het oog op het verkrijgen van het document gedaan hebt en dat dit u geweigerd werd door de lokale bevoegde overheid (hieronder dient te worden verstaan : het bureau van de burgerlijke stand waar de akte verleden werd en niet de Belgische Vertegenwoordiging ter plaatse), kunt u uw aanvraag indienen via de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken.
U richt een schriftelijke aanvraag tot de :

FOD Buitenlandse Zaken,
Dienst Burgerlijke Stand
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel.

U kunt de aanvraag ook per fax sturen naar het nummer +32.2.501.84.69 of per mail naar het volgende adres : akten@diplobel.fed.be

U vermeldt in uw aanvraag : naam + voornaam/voornamen, geboortedatum van de persoon/personen wie de akte aanbelangt. Daarnaast vermeldt u: uw naam, voornaam/voornamen en in welke hoedanigheid u de aanvraag doet, het soort akte, datum en plaats van het verlijden van de akte. Bij uw aanvraag voegt u het bewijs/de bewijzen van uw demarches en het bewijs/de bewijzen van de weigering van de bevoegde lokale overheden.

Vergeet niet dat de afgifte van een akte kosten met zich kan brengen. Mocht zulks het geval zijn, dan zult u worden verzocht een voorschot te storten ter dekking van deze kosten.

Het is ook zo dat niet kan worden gewaarborgd of onze demarches enig resultaat zullen opleveren en dat ook niet precies kan worden aangegeven binnen welke termijn aan uw vraag zal worden voldaan.

2.3. De dubbele nationaliteit (de Belgische nationaliteit + de nationaliteit X)


Zo u de naast de Belgische nationaliteit nog de nationaliteit X hebt, moet u terdege beseffen dat de internationale overeenkomsten niet voorzien in het verlenen van consulaire bijstand aan personen die de nationaliteit hebben van het land waar de consulaire bijstand zou moeten worden verleend. Zo de akte die het voorwerp is van uw aanvraag werd opgemaakt in het land waarvan u de nationaliteit hebt, doet u de nodige demarches ten aanzien van de bevoegde lokale overheid (hieronder dient te worden verstaan : het bureau van de burgerlijke stand waar de akte verleden werd en niet de Belgische Vertegenwoordiging ter plaatse), desgewenst via uw Vertegenwoordiging in België.

U kunt dus geen beroep doen op de dienst « Burgerlijke stand en familierecht» van de FOD Buitenlandse Zaken (C 3.2) en/of de Belgische Vertegenwoordiging ter plaatse om ter zake de nodige demarches te doen.


3. Buitenlandse akte van overlijden

U kunt alleen een buitenlandse akte van overlijden via onze diensten aanvragen wanneer de overledene de Belgische nationaliteit had of wanneer de overledene de dubbele nationaliteit (de Belgische nationaliteit + de nationaliteit X) had, die niet de nationaliteit is van het land waar het overlijden plaatsvond.

Zo u aan de voorwaarden voldoet om deze akte via onze diensten aan te vragen, vermeldt u in uw aanvraag : naam + voornaam/voornamen, geboortedatum van de overledene. Daarnaast vermeldt u: uw naam, voornaam/voornamen en in welke hoedanigheid u de aanvraag doet, het soort akte, de datum van overlijden en de plaats waar de akte werd verleden.

U richt uw schriftelijke aanvraag tot de:

FOD Buitenlandse Zaken,
Dienst Burgerlijke Stand
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel.

Vergeet niet dat de afgifte van een akte kosten met zich kan brengen. Mocht zulks het geval zijn, dan zult u worden verzocht een voorschot te storten ter dekking van deze kosten.

De aldus verkregen akte wordt nooit rechtstreeks naar de aanvrager gestuurd. Met het oog op de overschrijving van de akte wordt ze naar het gemeentebestuur van de laatste woonplaats van de overledene gestuurd. Zo de overledene nooit in België was ingeschreven, wordt de akte naar de Stad Brussel gestuurd om aldaar te worden overgeschreven.

Het is ook zo dat niet kan worden gewaarborgd of onze demarches enig resultaat zullen opleveren en dat ook niet precies kan worden aangegeven binnen welke termijn aan uw vraag zal worden voldaan.


4. FAQ

4.1. Wat moet er gebeuren met de verkregen buitenlandse akte van de burgerlijke stand?

De buitenlandse akten van de burgerlijke stand van Belgische onderdanen kunnen in België worden overgeschreven. Het is zelfs ten zeerste aan te raden de akte te laten overschrijven. Zodra de akte is overgeschreven, kunt u er makkelijk afschriften of uittreksels van laten maken bij de bevoegde Belgische administratie. In sommige landen kan het verkrijgen van een afschrift of uittreksel voor veel moeilijkheden zorgen of zelfs onmogelijk blijken (bijv. omdat het register van de burgerlijke stand tijdens een oorlog of als gevolg van een natuurramp vernietigd werd).

Voornoemde akten kunnen in België worden ingeschreven in het register van de burgerlijke stand van de gemeente van uw laatste woonplaats dan wel van de eerste gemeente waar u zich na uw terugkeer uit het buitenland gevestigd hebt. Zo u in België geen woon- of verblijfplaats hebt, kunt u de akte laten overschrijven in het register van de burgerlijke stand van uw laatste woonplaats in België of van de woonplaats van uw bloedverwanten in stijgende lijn dan wel in het register van uw geboorteplaats in België of, in laatste instantie, van de Stad Brussel.

Verblijft u in het buitenland, dan is het zo dat de akten van de burgerlijke stand die Belgische onderdanen aanbelangen afkomstig uit de Democratische Republiek Congo, Rwanda of Burundi ook kunnen worden neergelegd bij de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, dienst Neerlegging Akten, Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel (tel. +32.2.501.81.11).

4.2. Aan welke voorwaarden moet de buitenlandse akte van de burgerlijke stand voldoen om in België te worden erkend?

De buitenlandse akte van de burgerlijke stand is opgemaakt door de bevoegde buitenlandse lokale overheid in de in dat land gangbare vorm. De akte werd uitgereikt door de buitenlandse overheid die ze opmaakte dan wel bij vonnis door de griffie van de rechtbank die het vonnis gewezen heeft.
Buitenlandse akten worden, zo nodig, voorzien van de legalisatie of van de apostille van het land van herkomst.

De in een vreemde taal gestelde akten worden door een beëdigd vertaler vertaald naar het Nederlands, het Frans of het Duits, naar gelang van de gemeente waar de akte wordt overgeschreven.

In België kan de lijst van beëdigde vertalers worden verkregen bij de griffie van de rechtbank van eerste aanleg. De handtekening van een beëdigd vertaler moet eveneens gelegaliseerd worden.

4.3. Hoe verkrijgt u een trouwboekje wanneer uw huwelijk in het buitenland voltrokken werd?


Zo uw huwelijksakte werd overgeschreven in het register van de burgerlijke stand van een Belgische gemeente, wendt u zich tot het desbetreffende gemeentebestuur.

De FOD Buitenlandse Zaken reikt ambtshalve een familieboekje (trouwboekje) uit bij de neerlegging in zijn archief van een buitenlandse akte van huwelijk.

4.4. Is een Belgische akte van de burgerlijke stand in het buitenland geldig?


De buitenlandse overheid beslist ter zake. De akte moet, in voorkomend geval, worden voorzien van een legalisatie/een apostille en/of van een vertaling.