Procédure de l'inscription

Afin d'être inscrit dans les registres de population de l'Ambassade ou du Consulat, vous devez remplir trois conditions:

  • Vous devez être Belge
  • Vous ne pouvez être inscrit dans les registres de la population d'une commune belge
  • Vous devez apporter la preuve que vous avez votre résidence principale effective dans la juridiction de l'Ambassade ou du Consulat.

Les mineurs doivent aussi remplir une quatrième condition: ils doivent avoir l'accord de la personne / des personnes exerçant l'autorité parentale.  

Vous devrez prouver, à l'aide d'un nombre de documents (voir ci-dessous), que vous remplissez les conditions d'inscription.   

Les Belges qui ne remplissent pas ces conditions, mais qui séjournent pour une période prolongée à l'étranger, peuvent notifier leur présence à l'Ambassade ou au Consulat, mais ne pourront pas bénéficier des mêmes services que les Belges "inscrits" (voir ci-dessus).  

Le Consulat ou l'Ambassade procède à l'inscription sur base de la preuve que vous n'êtes plus inscrit dans une commune belge. Lorsque vous sollicitez votre radiation, la commune vous remettra comme preuve de la radiation un document appelé « modèle 8 ».

Si vous êtes déjà à l'étranger, vous pouvez demander la radiation du registre de population de votre commune par lettre adressée au Collège du Bourgmestre et des Echevins, via le formulaire Lettre à la commune pour demander la radiation des registres. En principe, vous devez y joindre une preuve de votre établissement à l'étranger (attestation des autorités locales ou d'un poste diplomatique/consulaire belge, copie du permis de séjour local,...).

Si vous venez d'un autre pays, dans lequel vous étiez inscrit auprès d'un poste diplomatique ou consulaire belge, vous ne possédez pas de « modèle 8 ». Dans ce cas, le Consulat ou l'Ambassade prendra contact avec le bureau consulaire de votre dernière résidence et demandera le transfert de votre dossier administratif.

Lors de l'inscription, vous êtes prié de produire les documents suivants:

  • un « modèle 8 », si vous venez de Belgique ou une autre preuve de votre radiation, comme par exemple la mention « radié pour [pays] » apportée par la commune au dos de votre carte d'identité belge;
  • votre carte d'identité belge, délivrée par la commune, le Consulat ou l'Ambassade;
  • le questionnaire "Inscription à l'ambassade", dûment rempli, daté et signé;
  • une photocopie de votre passeport;
  • une photocopie de votre visa de longue durée (un visa touristique ne suffit pas) ou de votre document de séjour (permis de séjour ou carte d'identité locale).
    Puisque la nature des documents requis peut différer selon les circonstances locales,  il est recommandé de prendre d'abord contact avec l'Ambassade ou le Consulat.  

Après votre inscription, veuillez porter à la connaissance du Consulat ou de l'Ambassade :

  • tout changement d'état civil, de vous-même ou des membres de votre famille, au moyen  d'un extrait original de l'acte concerné, par exemple un acte de mariage, de divorce, de naissance ou d'adoption ou une déclaration de changement de nom;
  • toute modification de la composition de votre ménage ;  
  • tout changement de nationalité;
  • tout changement d'adresse ou de profession.

L'Ambassade ou le Consulat reprendra ces modifications dans votre dossier administratif et adaptera votre fiche au Registre national. Le Registre nationalNo label found for: as_externallink.alttag est la banque de données centrale des autorités belges dans laquelle sont repris entre autres tous les Belges inscrits dans les registres de la population d'une commune en Belgique ou d'un poste diplomatique ou consulaire belge à l'étranger.

Chaque personne inscrite dans les registres de la population d'une Ambassade ou d'un Consulat a un droit d'accès à et de rectification de ses données (aussi bien celles reprises dans les registres de la population que celles reprises au Registre national). Pour plus d'information à ce sujet, vous pouvez vous adresser aux Ambassades et Consulats de carrière belges.