Actes d'état civil

Comment obtenir un acte de l'etat civil

1. Acte de l’état civil belge

2. Acte de l’état civil étranger

2.1. nationalité étrangère
2.2. uniquement belge
2.3. double nationalité

3. Acte de décès étranger

4. FAQ


1. Acte de l’état civil belge

Si l’acte de l’état civil dont vous souhaitez obtenir une copie ou un extrait a été dressé en Belgique, vous pouvez vous adresser directement à l’administration communale belge qui a établi l’acte.

Même si vous résidez à l’étranger, le cas échéant inscrit auprès d’une ambassade ou d’un consulat belge, ni le service "Etat civil et droit de la famille" du SPF Affaires étrangères (C 3.2), ni la Représentation belge sur place ne se chargera d’intervenir pour vous dans les démarches nécessaires à l’obtention de ces documents.


2. Acte de l’état civil étranger

NB: pour les actes de décès étrangers, voir plus bas.

Avant d’entamer toute démarche à l’étranger, assurez-vous que l’acte de l’état civil en question n’a jamais été transcrit dans les registres d’état civil d’une administration communale belge ou déposé au SPF Affaires étrangères à Bruxelles. Pour obtenir des extraits ou copies d'actes transcrits dans les registres de l'état civil d'une commune belge, vous devez vous adresser à l'administration communale.

Pour obtenir des extraits ou copies d'actes déposés au SPF Affaires étrangères, vous devez vous adresser, par écrit, à l'adresse suivante:

SPF Affaires étrangères
Service Dépôt-Actes
Rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles

Vous pouvez également envoyer votre demande par fax au numéro +32.2.501.84.69 ou par courriel à l'adresse actes@diplobel.fed.be.

Depuis le 01/01/2007, la délivrance de copies / extraits d'actes ou de jugements d'état civil étrangers et carnets de famille se fait gratuitement.

Si l’acte de l’état civil en question n’a été ni transcrit dans une commune ni déposé au SPF Affaires étrangères, il faut faire une distinction selon que vous possédez une nationalité étrangère, la nationalité belge uniquement ou encore la double nationalité (Belge + X) dont celle du pays où l’acte a été enregistré:

2.1. nationalité étrangère :

Vous avez le choix

  • Vous pouvez obtenir vous-même l'acte de l'état civil soit en introduisant une demande (en ligne ou par écrit) auprès de l’autorité compétente locale (par autorité compétente locale on entend le bureau de l’état civil qui a passé l’acte et non pas la Représentation belge sur place), soit pendant votre séjour à l'étranger en le demandant à l'autorité locale compétente.
  • Des amis, de la famille à l'étranger, un notaire ou un avocat local, pourraient éventuellement le demander pour vous. En principe, ils peuvent également se charger de la légalisation et du paiement de tous les frais (de délivrance et de légalisation).
  • Alternativement, vous pouvez vous informer auprès de votre Ambassade ou Consulat en Belgique sur la procédure d’obtention (et de légalisation ou apostille) de l’acte d’état civil dans le pays concerné.
  • Les attestations d’état civil délivrées par une ambassade ou un consulat ne sont pas considérées comme des actes d’état civil.
  • En aucun cas le service "Etat civil et droit de la famille" du SPF Affaires étrangères (C 3.2) et/ou la Représentation belge sur place ne se chargera d’intervenir pour vous dans les démarches nécessaires à l’obtention de ces documents.

2.2. uniquement belge :

Vous avez le choix:

  • Vous pouvez obtenir vous-même l'acte de l'état civil soit en introduisant une demande (en ligne ou par écrit) auprès de l’autorité compétente (par autorité compétente locale on entend le bureau de l’état civil qui a passé l’acte et non pas la Représentation belge sur place), soit pendant votre séjour à l'étranger en le demandant à l'autorité locale compétente.
  • Des amis, de la famille à l'étranger, un notaire ou un avocat local, pourraient éventuellement le demander pour vous. En principe, ils peuvent également se charger de la légalisation et du paiement de tous les frais (de délivrance et de légalisation).

2.3. double nationalité (Belge + X)

Enfin, s’il s’avère qu’outre la nationalité belge vous possédez également la nationalité X, sachez que des conventions internationales nous interdisent l’intervention consulaire pour des personnes qui possèdent la nationalité du pays dans lequel on serait amené à agir. Si l’acte dont la délivrance est sollicitée est dressé dans le pays dont vous possédez aussi la nationalité, veuillez entreprendre les démarches nécessaires auprès des autorités locales compétentes (par autorité compétente locale on entend le bureau de l’état civil qui a passé l’acte et non pas la Représentation belge sur place), éventuellement par le biais de votre Représentation en Belgique

En aucun cas le service "Etat civil et droit de la famille" du SPF Affaires étrangères (C 3.2) et/ou la Représentation belge sur place ne se chargera d’intervenir pour vous dans les démarches nécessaires à l’obtention de ces documents.


3. Acte de décès étranger

Vous ne pouvez solliciter la délivrance d’un tel acte via nos services que si le défunt était Belge ou s’il était bipatride, Belge + X, ne possédait pas la nationalité de l’état dans lequel il est décédé. Se vous entrez dans les conditions pour demander notre intervention afin de recevoir cet acte de décès, vous précisez dans votre requête: nom + prénom(s), date de naissance de la personne concernée par l’acte. Votre nom, prénom(s) et la qualité en laquelle vous intervenez, type d’acte, date du décès et lieu de passation de l’acte.

La demande se fait par écrit à l'adresse suivante via la commune auprès de laquelle l'acte sera transcrit:

SPF Affaires étrangères,
Service Etat civil
Rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles.

Sachez que la délivrance d’un acte peut occasionner des frais. Si tel est le cas, vous serez invité à verser une provision pour couvrir ces frais.

L’acte obtenu n’est jamais transmis au demandeur directement mais à l’administration communale du dernier domicile du défunt en Belgique à des fins de transcription. A défaut pour le défunt de n’avoir jamais été inscrit en Belgique, l’acte sera envoyé à la ville de Bruxelles pour transcription.

En outre, l’aboutissement de nos démarches ne peut être assuré pas plus que le délai y inhérent ne peut être précisé.


4. FAQ

4.1. Que faire de l’acte de l'état civil étranger que vous avez obtenu?

Les actes de l'état civil étrangers qui concernent des Belges peuvent être transcrits en Belgique. Il est par ailleurs vivement conseillé d'en solliciter la transcription. En effet, une fois l'acte transcrit, vous pouvez en obtenir facilement des copies ou des extraits auprès de l'administration belge compétente. Obtenir une copie ou un extrait de ce même document peut s'avérer, dans certains pays, très difficile voire parfois impossible (p.ex. parce que les registres de l'état civil ont été détruits pendant une guerre ou suite à des catastrophes naturelles).

Ces actes peuvent être transcrits, en Belgique, dans les registres de l'état civil de la commune de votre domicile, ou de votre premier lieu d'établissement après votre retour en Belgique. Si vous n'avez ni domicile ni résidence en Belgique, vous pouvez faire transcrire l'acte dans les registres de l'état civil de la commune de votre dernier domicile en Belgique ou de la commune de domicile de vos ascendants ou de celle de votre lieu de naissance en Belgique ou, à défaut, à la ville de Bruxelles.

4.2. Quelles conditions doit remplir l'acte d'état civil étranger pour être reconnu en Belgique?

L'acte d'état civil étranger doit avoir été dressé par l'autorité locale étrangère compétente et dans la forme usuelle dans ce pays. L'acte doit avoir été délivré par l'autorité étrangère qui l'a dressé ou, pour un jugement, par le greffe du tribunal qui a rendu le jugement. Les actes étrangers doivent, le cas échéant, être légalisés ou apostillés dans le pays d’origine.

Les actes qui ont été rédigés dans une langue étrangère doivent être traduits par un traducteur juré en néerlandais, français ou allemand, en fonction de la commune belge dans laquelle l'acte sera transcrit.

En Belgique, la liste des traducteurs jurés peut être obtenue au greffe du tribunal de première instance. La signature d'un traducteur juré étranger doit aussi être légalisée.

4.3. Comment obtenir un carnet de mariage si vous vous êtes marié a l'étranger?

Si votre acte de mariage a été transcrit dans les registres de l'état civil d'une commune en Belgique, vous devez vous adresser à l'administration communale. Le SPF Affaires étrangères délivre d’office un livret de famille (carnet de mariage) lors du dépôt dans ses archives d’un acte de mariage étranger.

4.4. Un acte de l'état civil belge est-il valable a l'étranger?

Les autorités étrangères en décideront. L'acte devra, le cas échéant, être légalisé/apostillé et /ou traduit.